Software archivio documenti: i migliori da utilizzare

Perché imparare ad usare software d’archivio per documenti? Perché il passaggio dall’analogico al digitale in Italia non è ancora avvenuto del tutto. Anzi, questi sono proprio gli anni in cui il nostro paese ha compreso l’importanza di digitalizzare i documenti, dalla Pubblica Amministrazione alle aziende private più illuminate. Se state valutando quale formazione darvi, è indubbio che sceglierne una che comprenda queste competenze sia molto appetibile ed appetita. La pratica, come spesso accade, può fare la differenza per cui sentiamo necessario segnalarvi i principali programmi per archiviare documenti che la rete offre in modo tale che andiate a metterci mano voi stessi. Curiosi? Ecco le informazioni chiave racchiuse all’interno di questa mini-guida. Buona lettura.

Software d’archivio per documenti? Ce ne sono diversi e chi li sa usare fa la differenza, Non si tratta di Word o Excel, che ormai sono di dominino pubblico, ma di programmi che digitalizzano gli archivi storici di un’azienda rendendo il lavoro presente e ancor più futuro molto più snello. Ecco, secondo la prestigiosa fonte di Salvatore Aranzulla, i titoli da conoscere per lavorare come archivisti digitali:

• PaperArchiver, che consente di scansionare i documenti cartacei e salvarli in un archivio sicuro i  quanto schermato da password. Ideale per aziende che trattano informazioni sensibili e riservate. Va anche segnalato che il software è compatibile con tutte le principali versioni di Windows e con tutti gli scanner attualmente sul mercato. Scaricatelo da qui.

• FlashJetScan, che dà modo, gratuitamente, di raccogliere in unico archivio organizzato tutti i propri documenti cartacei scansionati in formato PDF. La sua interfaccia punta forte sulla semplicità di utilizzo e la funzione di ricerca è così intuitiva da far risparmiare tantissimo tempo a chi deve accadere a determinate informazioni. Anche questo titolo è compatibile con tutte le principali versioni di Windows e con tutti gli scanner attualmente in commercio. Scaricatelo da qui.

• Dropbox, che è uno standard in quanto uno dei più popolari servizi di cloud storage presenti attualmente sul mercato. Cioè? Potrete archiviare materiale online e sincronizzarlo, tramite Internet, su tutti i propri dispositivi, dal computer allo smartphone fino al tablet. La versione base del servizio è gratuita ed offre 2GB di spazio ma, per realtà più strutturate e quindi più bisognose di spazio, esistono dei modi e convenienti piani di abbonamento. Il programma di archiviazione documenti è compatibile con Windows, Mac OS X, Linux, iOS, Android, Windows Phone e molte altre piattaforme. Scaricatelo da qui.

Cos’è la gestione documentale

Se i software d’archivio per documenti sono il braccia armato, e cioè lo strumento, che avete a disposizione, la missione che avete alle spalle è la gestione documentale. Cos’è? Secondo Wikipedia (fonte del sapere moderno), il Document management system (DMS), come si chiama in inglese, che poi è letteralmente “Sistema di gestione dei documenti”, è “la capacità di organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e altri contenuti”.

La storia del DMS dice che, a partire dagli anni ottanta, un certo numero di fornitori di software abbiano iniziato ad erogare sul mercato sistemi per gestire i documenti cartacei. Perché? Perché nessuno trattava unicamente documenti e immagini su supporto cartaceo ed era un vuoto da colmare.

La naturale evoluzione dell’informatizzazione e della produzione digitale ha spinto gli applicativi verso la gestione dei documenti in formato elettronico. I primi gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in un numero limitato di formati standard. Poi si passò alla gestione delle immagini e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta. Ora c’è il cloud che tutto ha rivoluzionato.

Sbocchi lavorativi dell’archivista

Dove si può trovare lavoro da archivista digitale? Le opportunità per chi possiede queste abilità sono molteplici. L’era di passaggio, infatti, aiuta chi è specializzato in tal senso ed impone di sbrigarsi nel proporsi sul mercato perché presto si passerà ad una nuova fase fatta solo di manutenzione ed inserimento nuovi dati.

La legge 150/2000 sulla trasparenza delle PA ha dato uno scossone in tal senso perché ha imposto a strutture burocraticamente pachidermiche di rendere accessibili le loro informazioni. Gente di in grado di farlo fattivamente è altamente richiesta.

Anche i giornali, ancora impelagati nel dubbio se combattere o meno il web, devono creare archivi di testate giornalistiche per facilitare i giornalisti nell’accesso ai dati del passato e per garantire, come è sempre stato dalla notte dei tempi, il diritto ad essere informati dei cittadini.

Ora che avete messo mano (o, per lo meno, testa) sui principali software d’archivio per documenti, non siate superficiali. Si tratta di una professione forse meno affascinante di altre ma molto richiesta dalle aziende e, quindi, molto ben retribuita. Prendete ulteriori informazioni sul web ma, soprattutto, leggendo gli articoli del nostro blog accademico di Imperia. Se poi avete domande dirette da farci, fatele pure attraverso il nostro form informativo e sarà compito nostro rispondere con celerità.